Lima, Perú, 24 de febrero del 2015.— Entrevistamos a Rosa María Guerra, Ingeniero de Servicios de TI para Perú y Colombia de Aventura Plaza, quien nos comenta acerca de los exitosos resultados para la gestión de las «Cuentas por Pagar» desde la implementación de la solución SAP Invoice Management.
IT/USERS: ¿En qué medida la solución de SAP los ayudó a adecuarse a las normativas en cuanto a facturación electrónica y de gestión de contenidos?
R.M.G.: Nosotros implementamos SAP Invoice Management hace más de medio año, junto con nuestra Casa Matriz y nuestra subsidiaria de Colombia, que no ayudó mucho en el ordenamiento de la información, principalmente en lo que es “Cuentas por Pagar” agilizando los procesos y permitiéndonos centralizar toda nuestra operación en nuestra Oficina de Servicios Regionales, el volumen de Documentos Perdidos, ha bajado muy considerablemente. Estos documentos —en caso de ser necesario de ser devueltos en forma oportuna— a lo Proveedores y tenemos un alto porcentaje de documentos disponibles para el proceso de pago.
IT/USERS: ¿Este tipo de implementación responde a una política regional?
R.M.G.: Para poder implementar una oficina de Servicios Regionales, era necesario automatizar procesos y mostrar a las filiales las mejoras que teníamos con una operación centralizada. Esto se ha logrado, gracias a SAP Invoice Management en el área de “Cuentas por Pagar”, antes en cada filial había un área contable —propia o tercerizada— que registraba las facturas, esas áreas han sido reemplazadas, por una persona que se encarga de escaneo y verificación e indexación de los documentos. La Oficina Centralizada en Chile, tiene a las personas de validar la información y verificar, pero ya localmente no, todo lo que ingresa por el escáner, es lo que sabemos que va a ingresar al sistema y si vemos que existe alguna falla, no va a ser debidamente informado.
IT/USERS: ¿Qué volumen de Facturación de Documentos tienen Ustedes?
R.M.G.: En Perú, recibimos un promedio de 1200 documentos mensuales, en Chile son 3 a 4 veces más.
IT/USERS: Está hablando Usted desde el punto de vista de los proveedores?
R.M.G.: Claro desde el punto de vista de las “Cuentas por Pagar”, lo que es “Emisión de Facturas” no está dentro de este proceso. En cuanto a lo que es “Facturación Electrónica” en Chile si está dentro del proceso, las estamos recibiendo y procesando automáticamente. Para Perú, es una segunda etapa y que estamos en proceso de implementación.
IT/USERS: Las legislaciones de facturación electrónica son diferentes…
R.M.G.: Las legislaciones, son muy similares, por ejemplo en Chile cambia el formato que están utilizando, al XML, pero después en la forma de la facturación, cómo se reciben y procesan es similar. Sí en Perú, estamos más adelantados que en Chile, porque a mí me comentaban, que en Chile existe la obligación de tener un “documento físico”, por ejemplo para casos de litigios, en Perú no es así, porque el documento electrónico tiene implícita su validez legal.
IT/USERS: ¿Cuánto ha representado el ahorro de tiempo en el proceso de gestión de documentos?
R.M.G.: De los documentos que se procesan, que se registran y que entran por el escáner, quedan “contablemente” bien en el sistema y están listos para ser pagados. Donde ha habido ahorros sustanciales son el los tiempos de los procesos, antes era un proceso tedioso y manual, porque teníamos a personas que se quedaban en todos los cierres contables, 02 personas externas de un outsourcing contable que hacía el trabajo y ahora tenemos sólo una persona, para manejar todo el volumen de las facturas.
IT/USERS: ¿Puede ser más específica con los tiempos?
R.M.G.: Antes, por ejemplo para terminar de procesar tenían que quedarse dos días con horas extras cuando llegaba el fin de mes, ahora nos hemos ahorrado todo ese tiempo y horas-hombre adicionales. El proceso de contabilización de una factura en SAP que viene con Orden de Compra, con el tema del escaneo y la verificación, si viene con los datos correctos y los valores cuadran, el proceso es automático. Ya quedó atrás ese procedimiento que cuando recién llegaban las facturas a los escritorios, recién comenzaban a ser procesadas.
IT/USERS: ¿Desde el punto de vista del gobierno de la información dentro de la compañía, qué beneficios nos puede comentar?
R.M.G.: Ahora hemos normado que toda factura entra con Orden de Compra, antes se recibían las facturas, se corrían por el responsable del servicio para que emitiera la Orden de Compra. Este ahorro de tiempo nos garantiza mucho la gobernabilidad del ciclo de vida de los documentos.