Category Archives: ENTREVISTAS

SAP Invoice Management: solución para Aventura Plaza

sap-invoice-management-aventura-plaza-itusersLima, Perú, 24 de febrero del 2015.— Entrevistamos a Rosa María Guerra, Ingeniero de Servicios de TI para Perú y Colombia de Aventura Plaza, quien nos comenta acerca de los exitosos resultados para la gestión de las “Cuentas por Pagar” desde la implementación de la solución SAP Invoice Management.

IT/USERS: ¿En qué medida la solución de SAP los ayudó a adecuarse a las normativas en cuanto a facturación electrónica y de gestión de contenidos?

R.M.G.: Nosotros implementamos SAP Invoice Management hace más de medio año, junto con nuestra Casa Matriz y nuestra subsidiaria de Colombia, que no ayudó mucho en el ordenamiento de la información, principalmente en lo que es “Cuentas por Pagar” agilizando los procesos y permitiéndonos centralizar toda nuestra operación en nuestra Oficina de Servicios Regionales, el volumen de Documentos Perdidos, ha bajado muy considerablemente. Estos documentos —en caso de ser necesario de ser devueltos en forma oportuna— a lo Proveedores y tenemos un alto porcentaje de documentos disponibles para el proceso de pago.

IT/USERS: ¿Este tipo de implementación responde a una política regional?

R.M.G.: Para poder implementar una oficina de Servicios Regionales, era necesario automatizar procesos y mostrar a las filiales las mejoras que teníamos con una operación centralizada. Esto se ha logrado, gracias a SAP Invoice Management en el área de “Cuentas por Pagar”, antes en cada filial había un área contable —propia o tercerizada— que registraba las facturas, esas áreas han sido reemplazadas, por una persona que se encarga de escaneo y verificación e indexación de los documentos. La Oficina Centralizada en Chile, tiene a las personas de validar la información y verificar, pero ya localmente no, todo lo que ingresa por el escáner, es lo que sabemos que va a ingresar al sistema y si vemos que existe alguna falla, no va a ser debidamente informado.

IT/USERS: ¿Qué volumen de Facturación de Documentos tienen Ustedes?

R.M.G.: En Perú, recibimos un promedio de 1200 documentos mensuales, en Chile son 3 a 4 veces más.

IT/USERS: Está hablando Usted desde el punto de vista de los proveedores?

R.M.G.: Claro desde el punto de vista de las “Cuentas por Pagar”, lo que es “Emisión de Facturas” no está dentro de este proceso. En cuanto a lo que es “Facturación Electrónica” en Chile si está dentro del proceso, las estamos recibiendo y procesando automáticamente. Para Perú, es una segunda etapa y que estamos en proceso de implementación.

IT/USERS: Las legislaciones de facturación electrónica son diferentes…

R.M.G.: Las legislaciones, son muy similares, por ejemplo en Chile cambia el formato que están utilizando, al XML, pero después en la forma de la facturación, cómo se reciben y procesan es similar. Sí en Perú, estamos más adelantados que en Chile, porque a mí me comentaban, que en Chile existe la obligación de tener un “documento físico”, por ejemplo para casos de litigios, en Perú no es así, porque el documento electrónico tiene implícita su validez legal.

IT/USERS: ¿Cuánto ha representado el ahorro de tiempo en el proceso de gestión de documentos?

R.M.G.: De los documentos que se procesan, que se registran y que entran por el escáner, quedan “contablemente” bien en el sistema y están listos para ser pagados. Donde ha habido ahorros sustanciales son el los tiempos de los procesos, antes era un proceso tedioso y manual, porque teníamos a personas que se quedaban en todos los cierres contables, 02 personas externas de un outsourcing contable que hacía el trabajo y ahora tenemos sólo una persona, para manejar todo el volumen de las facturas.

IT/USERS: ¿Puede ser más específica con los tiempos?

R.M.G.: Antes, por ejemplo para terminar de procesar tenían que quedarse dos días con horas extras cuando llegaba el fin de mes, ahora nos hemos ahorrado todo ese tiempo y horas-hombre adicionales. El proceso de contabilización de una factura en SAP que viene con Orden de Compra, con el tema del escaneo y la verificación, si viene con los datos correctos y los valores cuadran, el proceso es automático. Ya quedó atrás ese procedimiento que cuando recién llegaban las facturas a los escritorios, recién comenzaban a ser procesadas.

IT/USERS: ¿Desde el punto de vista del gobierno de la información dentro de la compañía, qué beneficios nos puede comentar?

R.M.G.: Ahora hemos normado que toda factura entra con Orden de Compra, antes se recibían las facturas, se corrían por el responsable del servicio para que emitiera la Orden de Compra. Este ahorro de tiempo nos garantiza mucho la gobernabilidad del ciclo de vida de los documentos.

Estudiantes de la UPC desarrollan Tesis de Grado con SAP

estudiantes-upc-sap-university-alliance-itusers

Los jóvenes estudiantes de la UPC que utilizaron herramientas de SAP para su Tesis de Grado, al centro su Profesor, Jimmy Armas.

Lima, Perú, 17 de diciembre del 2014.— Entrevistamos a jóvenes estudiantes de la UPC, quienes realizaron importantes avances en sus carreras de Ingeniería de Sistemas basando su Tesis de Grado alineada a las innovaciones tecnológicas que propone SAP University Alliance.

IT/USERS: Srta. Rubí Jara ¿cual fue su proyecto?

R.J.: Junto con mi compañera Elena Peñin, estuvimos viendo el tema de SAP Hana, hemos elaborado un modelo tecnológico de implementación para Inteligencia de Negocios para el segmento de Retail, este proyecto lo iniciamos en Enero puesto que iniciamos desde lo básico analizando los procesos de la empresa Topi TOP, hemos mostrado los Reportes con SAP Hana utilizando SAP Lumira y les ha gustado como quedaron, al igual que Franklin Hervas, un ejecutivo de SAP en Palo Alto, igualmente ha sido validado por una persona que trabaja en Alicorp y nuestro cliente, el Sr. Juan Valdivia, Gerente de Sistemas de Topi TOP.

IT/USERS: ¿Y cómo elaboraron los Reportes, cómo se generaron?

R.J.: Utilizamos el SAP Lumira y el SAP Business Objects, ambas aplicaciones, utilizamos Data Real de Topi TOP, entre su herramienta actual de Business Intelligence contra la herramienta de SAP Hana.

IT/USERS: Entonces lo que han logrado Ustedes es personalizar y obtener un reporte específico a un tema de Retail…

R.J.: Sí.

IT/USERS: Srta. Almendra Huapaya ¿cuál fue su proyecto?

A.H.: Junto con mi compañera Midori Hilario, hemos hecho un proyecto que se basa en una propuesta de un marco de trabajo para la “Mejora Continua” en base a la metodología Design Thinking. Lo que se hizo fue analizar y entender la metodología y las herramientas que utiliza SAP para la captura de requerimientos y propuestas de soluciones a sus clientes.

En base a eso se desarrolló un Tool Kit y se propuso este marco para mejorar procesos en una empresa, para poder ver si era viable o no, se aplicó en la empresa Topi TOP, junto con el Gerente Regional de Sistemas, el Sr. Juan Valdivia, lo que hizo fue analizar el proceso de abastecimiento para hacer la propuesta de un posible proceso B2B, un procedimiento de Logística Inversa que es básicamente cuando la mercadería regresa de las tiendas hacia el Centro de Distribución de Topi TOP, básicamente lo que querían es hacer una reingeniería, cómo es que se iba a gestionar este proceso o cómo se iba a canalizar este requerimiento de devolución de mercadería, lo cual desde un inicio no se realizaba, no se estaba realizando bien este proceso porque no existía un área centralizada.

IT/USERS: ¿Qué herramienta utilizaron?

A.H.: Utilizamos la herramienta Business Model Canvas y asistimos a un taller donde nos mostraron las herramientas con sus clientes y nosotros lo adaptamos y lo aplicamos al modelo de negocio de Topi TOP, específicamente a abastecimientos.

IT/USERS: Design Thinking no solamente se aplica a una problemática de Retail…

A.H.: Exactamente, es justo lo que proponemos, nosotros lo hemos aplicado al Retail, pero se puede utilizar en cualquier organización grande, basta en una PyME.

IT/USERS: Sr. Renzo Ríos ¿cuál ha sido su proyecto?

R.R.: Justamente con mi compañero Miguel Acevedo, desarrollamos una implementación basada en la metodología RDS (Rapid Deployment Solutions), para la implementación de Proyectos SAP, pero para eso también empezamos desde la investigación de todo lo que ha sido la metodología estándar que maneja SAP, estudiamos todas las fases que incluye SAP —sobre todo para RDS— en este caso se ha estado utilizando todas las soluciones implementadas con la empresa Topi TOP, lo que estamos buscando es tratar de encontrar la mejor puesta en marcha en base a todas las metodologías que maneja SAP, para poder implementar la Solución SAP CRM, ya que fruto de nuestro análisis observamos que el área de marketing de Topi TOP requería optimizar el área, y contribuir también a fidelizar a sus clientes, a la mejora en su toma de decisiones.

Y para nuestro caso hemos manejado los indicadores de tiempo y de costo y para el caso de Topi TOP hemos investigado y nos hemos dado cuenta que es mejor implementarlo con SAP RDS que ASAP por la naturaleza del negocio.

IT/USERS: ¿Cuáles son la diferencias entre las dos metodologías que los hace llegar a esa conclusión?

R.R.: Se basa esencialmente, en que el costo —para empezar— nuestra investigación, ya que manejamos la implementación en ambos casos, se lograba un 46% de ahorros en costos y un 39% de tiempo, muy aparte de las fases que maneja cada uno, con ASAP son 5 y con RDS son 3; también esta el tema que RDS son “soluciones empaquetadas”, las cuales tienen un alcance delimitado, quiere decir que la empresa cliente se basa inicialmente en la toma de la solución y de acuerdo a eso —previo al análisis inicial del cliente— se le propone “esto es lo que tú necesitas” y “esto es lo que te puedo ofrecer”, porque si tu implementas la solución completa con ASAP, posiblemente que te va a “sobrar solución” es decir que no se va a utilizar el 100% de la solución.

IT/USERS: Entonces, Ustedes prácticamente han actuado como analistas o consultores ¿el resultado que consiguieron fue de satisfacción de Topi TOP?

R.R.: Nosotros les presentamos hace unas 4 semanas, al Gerente de Marketing y le gustó la exposición porque nos dijo que esta solución de SAP le iba a servir mucho para su toma de decisiones, el Gerente Regional de IT, el Sr. Juan Valdivia también nos apoyó y aprobó nuestra propuesta.

IT/USERS: Finalmente su propuesta va a ser adquirida por este cliente ¿cómo queda el tema de los “derechos de Autor”?

R.R.: Para nuestro caso, es simplemente la propuesta, porque están viendo la propuesta de implementar SAP CRM, están muy interesados y para nuestro proyecto nos ha causado mucha satisfacción comprobar que el cliente nos manifestó que las soluciones propuestas les ayudan mucho en su toma de decisiones.

IT/USERS: Ahora entrevistamos al Profesor Jimmy Armas, Coordinador de la Carrera de Ingeniería de Sistemas de Información de la UPC ¿Sr. Armas, cómo así se han materializado estos proyectos de los estudiantes?

J.A.: Desde el año 2013, tenemos el convenio con el SAP University Alliance, desde ese entonces venimos trabajando con ellos y dictando cursos relacionados con SAP. En el año 2014, los chico iniciaron un proyecto como parte de su último año de estudios —un proyecto profesional— enfocándolo directamente a la utilización de las herramientas de SAP, gracias a este convenio los alumnos se encargaron de desarrollar sus competencia generales, tanto en investigación, prácticas, publicación; etc. Para poder implementar un modelo para una empresa de Retail.

IT/USERS ¿Ellos obtendrán una Certificación de SAP?

J.A.: Sí, tienen una Certificación de SAP University Alliance, porque es el convenio académico que tiene nuestra Universidad para el desarrollo de todas estas competencias. Cabe destacar que la UPC es la primera Universidad en que los alumnos del último año de la Carrera de Ingeniería de Sistemas de Información, están realizando este tipo de investigaciones y trabajos de tesis relacionados.

Acerca de SAP

En su condición de líder del mercado mundial de aplicaciones de software empresarial, SAP (NYSE: SAP) ayuda a compañías de todo tamaño e industria a operar más eficazmente. Abarca desde las dependencias de primer piso hasta las salas de juntas; desde los almacenes de depósito hasta los locales de ventas, y desde los terminales de escritorio hasta los dispositivos móviles. SAP potencia a las personas y las organizaciones para que trabajen mancomunadamente con mayor eficiencia y utilicen las percepciones de negocios con mayor efectividad, para así mantenerse a la vanguardia de sus competidores.

Las aplicaciones y servicios SAP permiten a más de 258.000 clientes alrededor del mundo operar de manera rentable, adaptarse continuamente y crecer de forma sostenible.

Para más información visite el sitio www.sap.com, nuestra sala de prensa http://latam.news-sap.com/ o síganos en Twitter @SAPNoticiasLAC.

Acerca de UPC

La Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) nació en 1994 como una institución basada en la creatividad e innovación que forme a los futuros protagonistas del cambio. Hoy, es la primera universidad global del Perú y cuenta con 39 carreras enmarcadas en las facultades de Administración en Hotelería y Turismo, Arquitectura, Artes Contemporáneas, Ciencias de la Salud, Ciencias Humanas, Comunicaciones, Derecho, Diseño, Economía, Educación, Negocios e Ingeniería.

La UPC fue creada mediante Ley 26276, de fecha 5 de enero de 1994.

En aplicación del artículo 7 de la Ley Universitaria (Ley 23733), en el período inicial de su funcionamiento, la Universidad estuvo regida por una Comisión Organizadora designada por su entidad promotora, la cual estuvo presidida por el Dr. Ernesto Bancalari Rodríguez.

Con fecha 8 de noviembre de 1996 fue aprobada la Ley de Promoción de la Inversión en la Educación (Decreto Legislativo 882), que permite a las universidades privadas su adecuación a cualquiera de las modalidades organizativas previstas en el derecho común y en el régimen societario. El reglamento de dicha ley fue aprobado por el Decreto Supremo 001-98-ED de 9 de enero de 1998. El proceso de adecuación de la Universidad se inició, de acuerdo con la ley, presentando ante el CONAFU la solicitud correspondiente con fecha 11 de setiembre de 1998.

El 3 de marzo de 1999, este organismo emitió la Resolución 527-99 declarando arreglada a ley dicha solicitud. Mediante acuerdo adoptado por su entidad promotora, protocolizado a través de la Escritura Pública de fecha 31 de mayo de 1999, se formalizó la transformación de la universidad al nuevo régimen legal. Con fecha 2 de julio de 1999, el Conafu emitió la Resolución 571-99 que declaró concluido el proceso de adecuación de la universidad al régimen establecido por la Ley de Promoción de la Inversión en la Educación y por la Ley General de Sociedades. Finalmente, con fecha 26 de agosto de 1999, la transformación de la universidad quedó inscrita en el Registro de Personas Jurídicas de los Registros Públicos de Lima, con lo que se encontraba expedita para iniciar sus actividades bajo el nuevo régimen organizativo.A partir del 1 de diciembre de 1999 la Comisión Organizadora cesó en sus funciones y, de acuerdo a los artículos 28º y 54º del estatuto de la universidad, la Junta General procedió al nombramiento de sus autoridades académicas. Estas fueron investidas el 21 de diciembre de 1999. (Ceremonia de Investidura)

Desde setiembre de 2004, la UPC forma parte de Laureate International Universities, la red de universidades privadas más importante del mundo. http://www.upc.edu.pe/

Ascom: ahorro de tiempo y eficacia mejorada

ascom-myco-itusersGOTEMBURGO, Suecia, 30 de noviembre del 2014.— Ascom presentó recientemente el Ascom Myco, una novedosa solución para la integración de flujos de trabajo inteligentes en entornos de atención sanitaria. En esta entrevista, Nick Guldemond, profesor adjunto en el Hospital Universitario de Utrecht, Holanda, subraya la importancia del flujo de trabajo inteligente y eficaz en entornos hospitalarios y Roel Ottink, director de gestión y marketing de producto de Ascom, explica el modo en que el Ascom Myco se ha diseñado para optimizar el flujo de trabajo en torno al personal de enfermería y los pacientes.

IT/USERS: Sr. Guldemond ¿porqué es importante el flujo de trabajo clínico?

N.G.: La atención sanitaria es uno de los sistemas organizativos más complejos e incluye aspectos operativos, financieros, flujos de información, logística y gestión de personal. Actualmente existe una falta de recursos, que se acentuará aún más en el futuro, en términos de dinero y personal, mientras que al mismo tiempo la demanda de asistencia y de una mayor calidad no deja de crecer. Esto significa que lo sistemas de atención sanitaria tienen que optimizar constantemente la eficacia de sus organizaciones.

IT/USERS: ¿Cuáles son las principales características de un flujo de trabajo clínico eficaz?

N.G.: Lo ideal sería que todo estuviera optimizado para ofrecer valor añadido, o resultados, para los pacientes. Para mejorar los resultados es necesaria la organización de todas las acciones y recursos, para ofrecer una atención de la mejor calidad, a tiempo y basada en evidencias. Si se estudia el proceso del flujo de trabajo, existen tareas tales como las administrativas que presentan problemas físicos y logísticos como, por ejemplo, la de disponer de medicación o expedientes personales en el punto A desde el punto B, etc. También se produce un intercambio masivo de información relacionada, con frecuencia, con el equipo de trabajo o para informar a otras personas. En este intercambio de información se desperdicia mucho tiempo, algo que se puede solucionar de una manera relativamente fácil mediante el uso de sistemas digitales y dispositivos de comunicación móviles en los distintos departamentos.

IT/USERS: ¿Cómo se puede mejorar el flujo de trabajo en los hospitales?

N.G.: La información debe transformarse en acciones de personal, con distintas competencias y capacidades, de un modo lógico y eficaz. Y lo mismo ocurre con los productos o los equipos. Por eso, en un sistema de atención sanitaria centralizada, lo idea sería disponer de toda la información sobre equipos, personal y pacientes en el lugar donde se encuentran físicamente, así como información sobre su estado y el modo de asignar tareas, responsabilidades y acciones para los distintos elementos disponibles del flujo de trabajo. Las plataformas y dispositivos de tecnología móvil, como el Ascom Myco, integran todas las funciones para poder hacer frente a estos retos.

IT/USERS: Sr. Ottink ¿cuáles son las principales características del Ascom Myco que mejoran el flujo de trabajo?

R.O.: Ascom se centra en tres áreas distintas del segmento de atención sanitaria: reducir la fatiga provocada por las alarmas, trasladar la información y mejorar los flujos de trabajo. La solución Ascom Myco desempeña una función importante en todo esto, junto con nuestro software UNITE, sus servicios y la capacidad de integración con otros sistemas del hospital y dispositivos médicos. El software centrado en el paciente permite a una enfermera, por ejemplo, visualizar rápida y eficazmente las alertas de los pacientes que tiene asignados. Ella solo recibe información relevante que reduce la fatiga provocada por las alarmas y el exceso de información. Por otro lado, el sistema se integra con los monitores de los pacientes, el sistema de aviso del personal de enfermería, laboratorio, radiología y los sistemas de RM, de modo que la enfermera puede recibir y recuperar la información relevante necesaria sobre la marcha. Una tercera característica es el escaneo de códigos de barras que permite asociar información correcta con el paciente correcto de un modo seguro, eficaz y sencillo, por ejemplo, la medicación prescrita o administración de sangre, sin necesidad de introducir los datos del paciente.

IT/USERS: ¿Cómo es posible que llevar un “dispositivo” facilite en vez de obstaculizar la función del personal de enfermería en el flujo de trabajo del paciente?

R.O.: El personal de enfermería necesita llevar consigo algún tipo de dispositivo para mantener una comunicación eficaz. Muchas de ellas y ellos, disponen de un sencillo buscapersonas que solo emite un sonido para avisar de cualquier acontecimiento sin más explicaciones, por lo que necesitan encontrar un teléfono fijo para conocer todos los detalles. Los dispositivos más avanzados son grandes y pesados, no caben en el bolsillo y carecen de clips de sujeción. Nosotros reconocemos que este aspecto es muy importante, por lo que hemos optimizado el peso y tamaño del Ascom Myco para poder llevarlo cómodamente en el bolsillo y de forma segura con el clip diseñado especialmente para tal fin. Hasta ahora, las opiniones recibidas han sido muy buenas.

IT/USERS: ¿Se trata de mejoras “excepcionales” o puede realmente el Ascom Myco contribuir a la mejora continua de las organizaciones de atención sanitaria?

R.O.: El Ascom Myco se ha creado como una plataforma ideal para la integración y el desarrollo de aplicaciones. Debido a que se espera una aparición continua de nuevas integraciones y aplicaciones, esto conducirá a su vez a mejoras continuas de los flujos de trabajo de la atención sanitaria. El Ascom Myco utiliza el sistema operativo Android como muchos smartphone, por eso se programa con tanta facilidad y se puede vincular con otras aplicaciones. A diario recibimos consultas sobre aplicaciones, por lo que hemos desarrollado un sistema de asistencia que facilita su desarrollo, certificación y gestión con el objetivo de crear un ecosistema profesional de aplicaciones en torno al Ascom Myco.

IT/USERS: ¿Cuáles son las principales ventajas que ofrece el uso de este sistema en términos de rentabilidad?

R.O.: Las principales ventajas que ofrece son el ahorro de tiempo, la mejora de la eficacia y la reducción de errores potencialmente costosos. El flujo de información mejorado también reducirá el estrés del personal de enfermería, ya que dispondrán de más tiempo para atender sin prisas a sus pacientes, lo que aumentará su satisfacción. Todas estas ventajas conducirán a mejores resultados consiguiendo hacer del hospital un lugar más atractivo para sus pacientes.

Para más información visite www.ascommyco.com

SOBRE ASCOM WIRELESS SOLUTIONS

Ascom Wireless Solutions (www.ascom.com/ws) es un proveedor líder de entornos de comunicación inalámbrica para segmentos clave como hospitales, cuidado de personas mayores, vida independiente, industrias de fabricación, comercios seguros, minorista y hoteles. Se han instalado más de 75.000 sistemas en empresas de todo el mundo La empresa ofrece una amplia gama de soluciones de voz y mensajería profesional, creando valor para los clientes mediante la racionalización y optimización de procesos críticos para la misión.

Las soluciones se basan en VoWiFi (voz sobre WiFi), IP-DECT, nurse call (sistema de llamadas de asistencia sanitaria de enfermería) y tecnologías de localizadores que se integran de modo inteligente en sistemas empresariales existentes. La empresa posee subsidiarias en 13 países y proporciona empleo a 1.200 personas en todo el mundo. Ascom Wireless Solutions, fundada en 1955 y con central en la ciudad sueca de Göteborg, forma parte de Ascom Group, que cotiza en la Bolsa de Valores suiza.

[wpbooster_speed_test]